Importanța managementului superior pentru asigurarea calității în cadrul organizației

Cerințele noii ediții ale standardului presupun  o implicare mult mai accentuată a managementului în ceea ce privește aspectele critice ale sistemului de management al calității. Motivația acestor modificări pornește de la faptul că, în urma analizelor privind aplicarea standardului ISO 9001 de-a lungul anilor, a reieșit în mod constant și corect faptul că rezultatele implementării sistemului de management al calității au de suferit fără suportul real al top managementului.  

Noile cerințe ISO 9001:2015 spun că nu mai este nevoie doar de demonstrarea angajamentului din partea managementului, ci și de implicarea directă și efectivă a acestuia. Cerința conduce la supravegherea sistemului de către managementul la cel mai înalt nivel, sistemul devenind astfel un element-cheie al organizației, al proceselor de afaceri și al activităților acesteia.  

Asigurarea integrării sistemului de management al calității este responsabilitatea de bază a managementului superior 

 Dacă managementul nu este angajat în acest proces și ia decizii ad-hoc, în baza propriilor interese, sistemul de management nu poate fi implementat eficace și, pe termen lung, acesta nu își va atinge obiectivele.  

 Practic, simplul fapt de a proclama suportul și angajamentul din partea managementului, nu va fi suficient, dar nici nu se va aștepta nimeni ca managerii de vârf să se mute în departamentul de calitate. Realitatea trebuie să fie undeva la mijloc, dar trebuie să devină evident pentru toți angajații că managementul de vârf chiar folosește sistemul de management al calității pentru a-și ghida și valida deciziile și pentru a identifica zone de îmbunătățire în întreaga organizație.  

Managementul trebuie să își însușească principiile de funcționarea ale sistemului pentru calitate în organizație și să le aplice în activitatea lor curentă și abia apoi să solicite celorlalți angajați să le urmeze  

 O altă nouă cerință a noului standard este aceea de a promova în cadrul organizației abordarea pe proces și gândirea bazată pe risc. Responsabilitatea revine, de asemenea, conducerii de vârf, iar acest lucru poate reprezenta un aspect dificil de abordat pentru  

multe organizații. Practic, va fi necesară pregătirea unor materiale pentru a explica aceste concepte fundamentale, atât pentru managementul de vârf, cât și pentru toți ceilalți angajați, ceea ce presupune existența unei persoane cu anumite cunoștințe tehnice și experiență în acest domeniu. Managementul trebuie să își însușească ei înșiși conceptele respective și să le aplice în activitatea lor curentă și abia apoi să solicite celorlalți angajați să le urmeze.  

Responsabilitatea conducerii de vârf este de a împinge organizația către abordări inovatoare pentru a face față mediului concurențial  

Asigurarea faptului că sistemul de management al calității realizează rezultatele așteptate necesită identificarea clară a domeniilor cheie unde sunt așteptate aceste rezultate. Pentru atingerea obiectivelor, va fi necesară pregătirea unor planuri de acțiune și derularea activităților conform acestor planuri.  

 Promovarea îmbunătățirii este o necesitate a mediului concurențial, în care clienții sunt cei care dictează termenii contractuali, iar așteptările lor se schimbă foarte repede. La această situație s-a ajuns în momentul în care producția a crescut cu mult peste nevoia clientului, ca urmare produsele pot rămâne nevândute, soluția fiind aceea a unor produse inovatoare. Aceasta este responsabilitatea conducerii de vârf, de a împinge organizația către abordări inovatoare, nu numai pentru dezvoltarea de noi produse, dar și pentru reducerea deșeurilor, îmbunătățirea eficienței, reducerea costurilor operaționale, identificarea proceselor redundante și eliminarea lor, cât și pentru îmbunătățirea elementelor care țin de estetica produselor și îmbunătățirea serviciilor asociate acestora, servicii îndreptate atât către client cât și către societate.  

Conducerea organizației are rolul de a îmbunătăți calitatea personalului  

 Îmbunătățirea calității personalului este, de asemenea, foarte importantă, în contextul îmbunătățirii performanței organizației. În acest sens, acțiunile necesar a fi întreprinse de către conducerea de vârf se referă la îmbunătățirea cunoștințelor și abilităților personalului, prin activități specifice, aceste acțiuni fiind necesare nu numai pentru a asigura îmbunătățirea performanței, dar și pentru a supraviețui ca organizație, având în vedere faptul că nici concurența nu stă pe loc, ci urmărește, de asemenea, să își îmbunătățească performanța. 

Managementul de vârf trebuie să fie forța motrice pentru a instrui, ghida, antrena, încuraja, pentru a recunoaște performanțele angajaților, dar și pentru a revizui obiectivele; trebuie să devină un model pentru angajați în ceea ce privește punerea în aplicare a sistemului, dar și în activitatea curentă 

În cazul în care managementul de vârf nu este angajat și nu acționează ca parte a acestui sistem, nu se poate aștepta ca acest lucru să fie pus în aplicare de către alții. De aceea, implicarea, conducerea și sprijinirea persoanelor care contribuie la eficacitatea sistemului de management al calității trebuie să devină prima sa responsabilitate. 

În final, cerințele suplimentare din ediția 2015 privind implicarea managementului de vârf, vor induce o schimbare fundamentală în cadrul sistemului de management al calității, anume de la a avea un top-management care doar oferă o direcție și suport pentru sistemul de management al calității, cu rol mai mult de “observator“, la a avea un top management care devine un participant cheie la respectivul sistem.

Acest articol este scris de Ec. Dr. Ing. Nițu Liliana, Președintele Asociației Române pentru Calitate – ARC, Reprezentant Național al României în EOQ, în cadrul Parteneriatului pentru Calitate.