Sistemul de management al calității pentru firmele mici și mijlocii – Partea a II- a

Sistemul de management al calității se adresează tuturor firmelor care doresc să activeze în câștig și sunt gata să investească pentru a-și monitoriza, controla și optimiza activitatea. Deși Standardul ISO 9001:2015 reprezintă o adevărată oportunitate pentru creșterea afacerii, la prima lectură poate părea destul de greu de interpretat și aplicat iar acest lucru conduce uneori la descurajarea firmelor mici și mijlocii de a implementa un sistem de management al calității. Dar odată cu înțelegerea clauzelor principale care trebuie respectate pentru a atinge conformitatea, totul devine clar și simplu de implementat.

Interpretarea standardului ISO 9001:2015 pentru firmele mici și mijlocii

Pentru obținerea certificării, ISO specifică zece clauze principale de îndeplinit. Înțelegerea principiilor și obiectivelor fiecărei clauze în parte vă permite să planificați și să dezvoltați un sistem de management al calității, urmând cel mai simplu traseu raportat la dimensiunea și complexitatea afacerii.

Cele 10 clauze principale ale ISO 9001:2015

1. Scopul – Scopul general al acestui standard este de a avea un sistem formalizat care să ofere încredere clienților că vă asumați asigurarea constantă a calității serviciilor/ produselor. Odată implementat, standardul este revizuit periodic, ceea ce vă oferă posibilitatea identificării oricărei oportunități de îmbunătățire, sporind astfel satisfacția clienților.
2. Referințele normative – ISO 9000:2015 este documentul de referință care conține termenii tehnici și direcția de interpretare a acestora folosiți în ISO 9001. Așadar, asigurați-vă că toți termenii folosiți sunt înțeleși și interpretați în sensul indicat de ISO 9000.
3. Termeni și definiții – ISO 9001:2015 nu include definiții sau direcții de interpretare. În completarea clauzei anterioare, pentru a înțelege semnificația tehnică a termenilor, va trebui să apelați la ISO 9000:2015, documentul de referință care conține toate definițiile și direcțiile în care trebuie să interpretați termenii tehnici.
4. Contextul organizației – Această clauză vă cere să determinați orice factor extern sau intern care ar putea avea efect asupra operațiunilor afacerii. Pe lângă procesele necesare pentru funcționarea sistemului de management al calității, ar trebui să aveți în vedere atât factorii care decurg din situații legale, tehnologice, competitive, culturale, sociale și economice, cât și din nevoile și așteptările părților interesate: clienți sau organisme statutare și de reglementare. Există mai multe metode și abordări practice care pot fi utilizate pentru întelegerea organizației și a contextului acesteia. 
5. Conducerea organizației (leadership) – Clauza leadership vizează direct antreprenorul, proprietar/ director/ manager al firmei. Prin angajamentul dovedit la sistemul de management al calității, conducerea societății trebuie să fie clar identificată în dezvoltare, audituri și analize ale sistemelor. Un element important al implicării la nivel de conducere este asigurarea eficacității sistemului de management al calității în atingerea obiectivelor de afaceri.
6. Planificarea –  Când planificați sistemul de management al calității, luați în considerare realizarea unui proces de monitorizare a oricărui tip de riscuri sau oportunități pe care le identificați în afacere. Acest lucru vizează îmbunătățirea efectelor dorite, prevenirea efectelor nedorite și obținerea de îmbunătățiri. Includeți în planificare și modul în care vă propuneți să evitați sau să limitați aspectele pe care le identificați cu potențial dăunător pentru funcționarea afacerii.
7. Susținerea – Pentru a opera în mod eficient activitatea afacerii și pentru a face planuri, trebuie să luați în considerare toate aspectele necesare, inclusiv resursele umane. Asta înseamnă să vă asigurați că aveți numărul optim de persoane în echipă, cu experiența și abilitățile potrivite, dar și resursele tehnice necesare pentru realizarea și finalizarea lucrărilor/ obiectivelor la specificații. Această cerință trebuie monitorizată constant pentru a vă asigura că este menținută eficacitatea.
8. Desfășurarea activității – Această clauză vizează atât planificarea aspectelor operaționale ale afacerii cu scopul de a furniza produse și servicii, cât și comunicarea cu clienții. Prin control și verificare, veți putea determina procedurile necesare pentru a asigura conformitatea, dar și procedurile în caz de neconformitate. În cazul procedurilor de conformitate, înregistrați rezultatele obținute pentru a vă asigura că totul este corect și puteți trece la următoarele etape; în caz de neconformitate, înregistrați toate detaliile și evenimentele pentru a putea planifica și implementa măsuri preventive care să elimine recurența.  
9. Evaluarea performanței – În această etapă va trebui să examinați cu atenție toate aspectele afacerii, inclusiv performanța operațională, nivelul de satisfacție a clienților și performanța furnizorilor. Această examinare acoperă, de asemenea, și nevoia unui audit intern și a unei analize de management. Luați în considerare angajarea unei persoane dedicate pentru realizarea periodică a auditul intern, rezultatele ar trebui să facă parte din analiza dumneavoastră de management implicându-i astfel, în mod ideal, pe toți angajații.
10. Îmbunătăţirea – Această clauză face referire la abordarea generală în a lua toate măsurile atunci când sunt identificate oportunități, de a lua în considerare toate mijloacele de îmbunătățire, de a planifica ceea ce este necesar, de a implementa și monitoriza eficiența. În calitate de proprietar veți lucra, în general, la îmbunătățirea proceselor cu scopul de a spori satisfacția clienților și de a rămâne competitivi pentru a păstra și câștiga contracte, dar și pentru a arăta membrilor echipei, furnizorilor și clienților că sunteți implicat îndeaproape în identificarea oricărei probleme sau oportunități de îmbunătățire continuă a afacerii.

Așadar, odată înțelese principiile și obiectivele pe care ISO 9001:2015 le stipulează în cele 10 clauze de conformitate, veți putea demara cu încredere procesul de implementare a unui sistem de management al calității.

Poți citi aici care sunt beneficiile implementării unui sistem de management al calității ISO 9001 pentru firmele mici și mijlocii.

Acest articol este oferit de Felder Gruppe România împreună cu Asociația Română pentru Calitate.