Cum organizezi și gestionezi activitățile și fluxurile de lucru din compania ta

Orice organizație care dorește sa implementeze un sistem de management al calității trebuie să respecte o abordare pe bază de procese. Abordarea orientată spre procese este o strategie de management. Abordarea pe bază de proces poate fi aplicată în orice organizație și în orice sistem de management indiferent de tipul, mărimea sau complexitatea sa. Când managerii folosesc o abordare orientată spre procese, acest lucru înseamnă că ei administrează procesele care alcătuiesc organizația lor, interacțiunile dintre aceste procese, ca și intrarile și iesirile care unesc aceste procese.

Ce este un proces: intrările/ieșirile

Toate organizațiile folosesc procese pentru a-și atinge obiectivele. Pe scurt, un proces folosește intrări pentru a genera ieșiri. Conform ISO 9000: 2015, un proces reprezintă o serie de activități intercorelate sau în interacțiune care folosesc resurse pentru a transforma intrările în ieșiri. ​

Un sistem există ori de câte ori mai multe procese sunt interconectate prin folosirea unor astfel de relații între intrări și ieșiri.

Un proces de management al calității poate fi transpus într-o diagramă asemănătoare celei de mai jos. Aceasta arată mai multe procese interconectate. Toate aceste procese interconectate alcătuiesc un sistem de management al calității (SMC).

Foto: Diagramă proces de management

 

Cea mai bună soluție de a înțelege această definiție este aceea de a utiliza câteva exemple de astfel de procese: proces de aprovizionare, de livrare, de mentenanță, de instruire, de asamblare, de comunicare, de furnizare de servicii, procesul managementului calității, managementul resurselor, al relațiilor cu clienții etc.

Procesele sunt interconectate deoarece ieșirea dintr-un proces devine intrare într-un alt proces. Procesele sunt dependente unele de altele prin mijloacele unor astfel de relații între intrări și ieșiri.

Intrările/ieșirile pot fi grupate în patru categorii generale: produse, servicii, resurse și informații.

Resursele pot include oameni, bani, provizii sau energie, iar intrările și ieșirile informaționale pot include atât elemente tangibile, cât și intangibile. Intrările și ieșirile informaționale includ elemente tangibile ca: documente, acte sau rapoarte, dar și elemente intangibile ca: decizii, instrucțiuni, autorizații, așteptări, cerințe, plângeri, comentarii, reacții, măsurători, planuri, idei, soluții și propuneri.

Modul în care sunt definite procesele în cadrul unei organizații este la latitudinea acesteia. De exemplu, mai multe procese aflate într-o succesiune pot fi grupate într-un proces mai mare, în timp ce un proces poate fi divizat în procese mai mici, în funcție de deciziile organizației. Lista de procese a organizațiilor voastre va diferi substanțial de la o organizație la alta, în funcție de strategia adoptată.

În ce constă abordarea bazată pe procese

Abordarea bazată pe proces este o strategie de management prin care se organizează și gestionează activitățile de business pentru a crea valoare pentru client și alte părți interesate.

Abordarea pe bază de proces include stabilirea proceselor organizației pentru a opera ca un sistem integrat și complet. Abordarea bazată pe proces presupune ca managerii să gestioneze și să controleze procesele care alcătuiesc organizația, interacțiunile dintre aceste procese, precum și elemenetele de intrare și de ieșire care leagă aceste procese, creând în acest mod un sistem de procese, evidențiat prin rețeaua de procese din cadrul organizației voastre.

Atunci când abordarea bazată pe proces este aplicată managementului calității, această abordare conduce la un sistem de management al calității bazat pe proces.

Care sunt beneficiile acestei abordări

Abordarea bazată pe proces:

•    Permite concentrarea pe integrarea, alinierea și conexiunea efectivă a proceselor cu obiectivele și țintele planificate

•    Permite, de asemenea, concentrarea organizației pe îmbunătățirea eficacității și eficienței proceselor

•    Facilitează performanța care, la rândul ei, furnizează încredere clientului cu privire la capacitatea organizație de a oferi calitate

•    Promovează un flux de operații transparent și constant în cadrul organizației

•    Contribuie la scăderea costurilor și scurtarea ciclurilor operaționale prin utilizarea eficientă a resurselor

•    Permite interesul centrat pe îmbunătățirea rezultatelor proceselor și generarea de rezultate îmbunătățite în mod consecvent și predictibil

•    Facilitează implicarea, definirea clară a responsabilităților și autorităților angajaților

Care este diferența între abordarea bazată pe proces și abordarea departamentală

Organizațiile sunt structurate ierarhic, pe departamente funcționale. Aceste departamente, de cele mai multe ori, sunt conduse pe verticală, responsabilitatile pentru obținerea rezultatelor planificate fiind împărțite între unitățile funcționale. În acest caz, clientul final sau, eventual, o altă parte interesată, nu sunt întotdeauna vizibili tuturor celor implicați în activitățile organizației iar problemelor care apar la interfața dintre departamente li se alocă o prioritate mult mai scăzută decât obiectivelor pe termen scurt ale respectivelor departamente.

Acest lucru conduce la îmbunătățiri scăzute sau chiar la lipsa acestor îmbunătățiri asociate direct cu clientul final, deoarece acțiunile de îmbunătățire sunt, în mod uzual, concentrate pe beneficiul local asociat funcțiilor de la nivelul departamentului și nu pe beneficiul global al organizației.

Abordarea bazată pe proces introduce un management orizontal al activităților, prin eliminarea barierelor dintre diferitele departamente și efortul colectiv se concentrează asupra obiectivelor majore ale organizațiilor.

 

Surse bibliografice:

•    SR EN ISO 9000:2015 – Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale si vocabular

•    SR EN ISO 9001:2015 – Sisteme de management al calitatii. Cerinte

•    http://askartsolutions.com/iso-9001-process-approach-2.html

 


Un_prieten_de_calitate_Felder_Gruppe

Acest articol este scris de Ec. Dr. Ing. Nițu Liliana, Președintele Asociației Române pentru Calitate – ARC, Reprezentant Național al României în EOQ, în cadrul Parteneriatului pentru Calitate.